MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR


STANDAR KOMPETENSI
  1. Memilih Peralatan Kantor
  2. Mengoperasikan Peralatan Kantor
  3. Memelihara Peralatan Kantor
INDIKATOR

1.      Memilih peralatan kantor
·         Pemilihan peralatan atau sumber daya untuk melaksanakan tugas diidentifikasikan dengan benar
·         Jumlah yang diperlukan dipertimbangkan secara menyeluruh
·         Peralatan dipergunakan sesuai dengan prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan
2.      Mengoperasikan peralatan kantor
·         Peralatan dipergunakan sesuai dengan prosedur pemakaian dan  instruksi penggunaan
·         Kerusakan diidentifikasi secara benar dan mengambil tindakan perbaikan sesuai dengan instruksi penggunaan
3.      Memellihara peralatan kantor
·         Peralatan atau sumber daya dipelihara sesuai dengan instruksi penggunaan
·         Pemeliharaan dilakukan agar peralatan memenuhi persyaratan dari publik
·         Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai instruksi penggunaan
·         Peralatan dan sumber daya disimpan sesuai instuksi penggunaan
MATERI 1
MEMILIH PERALATAN KANTOR
A. PERBEKALAN TATA USAHA
1. Pengertian Tata Usaha
      Tata usaha ( kantor ) adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Menurut The Liang Gie dalam Buku Administrtasi Perkantoran Modern tugas tata usaha adalah sebagai berikut :
      • Menghimpun
      • Mencatat
      • Mengolah
      • Menggandakan
      • Mengirim
      • Menyimpan
                  2.  Perbekalan Tata Usaha
a.      Pengertian perbekalan
Perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
b.      Macam-macam Perbekalan
1)       Perbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil
2)      Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan atau mebelair karyawan
3)      Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis, dan sebagainya
c.      Fungsi-fungsi Perbekalan
      • Fungsi Pengadaan
      • Fungsi Inventarisasi
      • Fungsi Penggunaan dan Pemeliharaan
      • Fungsi Pengiriman/pemindahan
      • Fungsi Penyimpanan
      • Fungsi Penyingkiran dan Penghapusan barang
      • Fungsi Pengendalian

B. PERALATAN KANTOR YANG DIGUNAKAN DALAM BEKERJA
1. MEJA KANTOR
    Menurut The Liang Gie, pada buku Administrasi Perkantoran Modern cetakan ketiga halaman 267, meja kantor yang baik hendaknya memenuhi syarat – syarat sebagai berikut :
      • Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup
      • Permukaan meja tidak berkilat – kilat sehingga tidak menyilaukan mata pegawai yang memakainya
      • Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan

2. KURSI KANTOR
Meja kantor yang telah diuraikan di atas tidak mungkin digunakan tanpa adanya kursi kantor. Kedua peralatan tersebut merupakan perabot kantor yang tak dapat dipisahkan antara satu dengan lainnya. Kursi peralatan harus memperhatikan kesehatan dan kenyamanan bagi pegawai kantor yang menggunakannya sehingga pekerjaan yang dihadapinya dapat berjalan efektif dan efisien.
3. RAK KANTOR
     Untuk kemudahan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan serat keluar dengan cepat, perlu adanya kegiatan pengarsipan. Alat yang dipergunakan untuk mengarsip surat tersebut adalah rak surat, tempatn penyimpanan surat berbentuk kotak ( box file ) dan lemari arsip ( filing cabinet ).  
4. MESIN PENGHANCUR KERTAS
     Dewasa ini mesin pemotong kertas menjadi standar perkantoran modern sebagai cara yang paling aman, cepat, bersih dan sangat efisien untuk pemusnahan dokumen–dokumen yang tidak terpakai. Pemusnahan dokumen dalam jumlah masal dengan cara dibakar atau dihancurkan masih beresiko, seperti dokumen masih bisa dibaca.
 C. TATA RUANG YANG IDEAL
      Tara ruang kantor yang ideal merupakan faktor penting yang menentukan kelancaran kegiatan tata usaha. Tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang teapt serta pengaturan tempat kerja yang dapat menimbulkan kepuasan kerja para pegawai. Tata ruang yang baik akan menimbulkan keuntungan sebagai berikut:
  •       Menjamin kelancaran proses pekerjaan
  •       Mencegah penghamburan tenaga/karyawan
  •       Memungkinkan pemakaian runag kerja yang efisien
  •       Mencegah pekerja lain agar tidak terganggu
MATERI 2
MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

A. PENGERTIAN KANTOR DAN PERALATAN KANTOR
     Kantor adalah suatu gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Sedangkan peralatan kantor/perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau semua barang-barang yang ada di dalam kantor yang langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

B. MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR
    1. Alat komunikasi
        a. Airphone

    • Menyiapkan catatan untuk hal-hal penting
    • Angkat gagang aiphone menggunakan tangan kiri
    • Tekan tombol ruangan mana yang akan dituju
    • Gunakan bahasa yang sopan
    • Suara harus jelas dan mudah dimengerti
    • Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih
    • Simpan kembali gagang aiphone pada tempat semula
        b. Telephone
            Telephone banyak digunakan oleh masyarakat baik perkantoran maupun masyarakat umum mempunyai berbagai jenis yaitu telephone dengan penghubung kabel.

       c.  Telephone genggam
            Merupakan alat komunikasi yang diterima secara langsung dari pihak satu dengan pihak lain tanpa dihubungkan dengan kabel. cara pengoperasiannya dapat dilihat pada user manual
       d. Mesin Faximile
           Adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan yang aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam kurun waktu yang singkat.

   2. Mesin Pengganda
       a. Mesin Stensil
    • Master yang sudah disediakan dimasukkan ke dalam roll 
    • Tinta diberi air secukupnya
    • Kertas dimasukkan ke dalam kaser
    • Putar hendle sekali atau dua kali untuk melihat hasil stensil
    • Tentukan jumlah yang dikehendaki
       b. Mesin Fotocopy
Diantara sekian sebab yang mempengaruhi hasil dari fotocopynya adalah toner. Jangan sekali-kali menggunakan toner murahan dan mutunya rendah, apalagi menggunakan toner bekas/oplosan. Gunakan toner yang bubuknya halus, agar jarum tidak cepat tipis.
       c. Mesin Risograph
    • Cek tinta yang terdapat pada mesin riso
    • Sambungkan mesin dengan catu daya listrik
    • Masukkan naskah ke master
    • Posisikan lampu pada posisi M
    • Tekan tombol master
    • Lihat hasilnya
  3.  Mesin Pencacat data
       a. Tape Recorder
           Suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan menggunakan pita perekam sebagai media
       b. Dictaphone
       c. Transcriber
           Suatu alat yang dapat menerjemahkan bahasa. Apabila alat ini digunakan maka pihak penerima informasi langsung dapat mendengar pembicaraan lawannya  sesuai dengan bahasa yang di inginkan, walaupun disampaikan dalam bahasa berlainan.

  4. Alat Bantu Presentasi
      a. OHP
          Adalah alat bantu yang mempergunakan lembaran presentasi berupa plastik yang telah diberikan materi tulisan ringkas presentasi dan gambar-gambarnya.
     b. LCD Projector
    • Letakkan LCD Projector pada tempatnya
    • Buka tutup lensa
    • Atur fokus LCD Projector pada layar
    • Tekan tombol power pada remote control
    • Nyalakan komputer atau VCD
    • Jika sudah selesai, matikan LCD Projector
     c. Microphone

PENGGOLONGAN MESIN KETIK
  1. Mesin ketik manual
  2. Mesin ketik elektrik
  3. Mesin ketik elektronik
MENGETIK DENGAN 10 JARI BUTA
  • Biasanya disebut ten fingers touch system
  • jari diletakkan pada posisi yang benar
  • Pandangan mata tidak menentu
  • Melakukan hentakan sesuai dengan tugas dan daerah yang ditetapkan batasnya


MATERI 3
MEMELIHARA PERALATAN KANTOR
1. Perawatan pada mesin ketik
  • Menjaga kebersihan mesin ketik
  • Pemberian minyak pada mesin ketik
  • Mengangkat dan memindahkan mesin ketik
  • Pemeliharaan pita
2. Pemeliharaan Telepon Genggam
  • Jangan menyimpan perangkat ini pada tempat dingin atau panas
  • Pastikan agar perangkat tidak terjatuh, terbentur, atau terkena air
  • Jangan menggunakan bahan kimia untuk membersihkan perangkat
  • Gunakan pengisi daya di dalam ruangan
3. Pemeliharaan Mesin Stensil
  • Bersihkan casing
  • Peralatan dibersihkan mengunakan minyak tanah
  • Posisikan kaset pada dan copy tray pada tempat semula
  • Mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain
4. Pemeliharaan Mesin Fotocopy
  • Bersihkan cover agar mesin dalam keadaan bersih
  • Apabila kaca kotor maka bersihkan dengan alkohol
  • Cek kertas dan tinta
  • Bersihkan transfer bawah
  • Lampu tidak boleh dicabut
5. Pemeliharaan Mesin Faximile
  • Membersihkan scanner
  • Memasang tinta
 PERBAIKAN PERALATAN KANTOR
  • Reparasi
  • Perbaikan
  • Penggantian
  • Penambahan

Langganan: Postingan (Atom)